Rutiner for post/arkiv

Vi ønsker å være en åpen kommune, som tar offentligheten på alvor, men samtidig sikrer personsensitive data.

Innsynsretten i kommunens dokumenter er forankret i Offentlighetslova - se også Forskrift til offentlighetslova.  

All inngående og utgående post hos oss (brev og e-post), som ikke er unntatt offentligheten, kan leses i klikkbare PDF-dokumenter i våre postlister.

Snarveier: Postlister - Publisering av saksdokumenter på Internett - Innsynsrett i offentlige dokumenter

Som innbygger og bruker av offentlige tjenester kan du lese sakslisten for politiske utvalg, søknader, avslag og andre sakspapirer fra en PC hvor du måtte ønske. Dette er et ledd i forvaltningens informasjonsstrategi der Internett i økende grad benyttes til å publisere saksdokumenter. Dokumenter som er unntatt offentlighet, eller som inneholder sensitive personopplysninger eller fødselsnummer, kan ikke publiseres.

Lagring av offentlig postjournaler på Internett

På grunn av begrensninger knyttet til personvern, lagres postlistene (inn- og utgående brev) på Internett i ett år. Det skal ikke være mulig å søke opp all kommunikasjon en enkeltperson har med kommunen over en lengre tidsperiode, ifølge forskriften til Offentleglova §6, femte ledd. 

Sensitive personopplysninger

Sensitive personopplysninger (slik som etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold) er ofte taushetsbelagte og vil derfor ikke kunne publiseres uten samtykke. Det samme gjelder andre personopplysninger som ikke er taushetsbelagte, men som vil kunne oppfattes som belastende å få offentliggjort. Dette kan for eksempel gjelde opplysninger om utdannelse og yrkeserfaring. Fødselsnummer kan ikke publiseres på Internett.

Klikkbare PDF-dokumenter

Dokumenter som er journalført i vårt sak- og arkivsystem, og som ikke er unntatt offentligheten, blir lagt ut på hjemmesida i sin helhet i PDF-format. Det går ca. to dager fra dokumentet er journalført til det blir lagt ut for offentligheten. Dette betyr at dokumentene kan leses i sin helhet i våre postlister  på vår hjemmeside.

Dette gjelder offentlige dokumenter som ikke har innhold som gjør at hele eller deler av innholdet skal unntas offentligheten.

Innsynsbegjæring

Dersom et dokument unntas offentligheten, er det fortsatt muligheter til å få utlevert dokumentet helt eller delvis. Dette gjøres ved å sende en innsynsbegjæring på det aktuelle dokumentet. En slik innsynsbegjæring sendes til vår postmottak: postmottak@ostre-toten.kommune.no.
 

Opprettet 24. september 2012, 12:19 av Øivind Skogli
Oppdatert 17. januar 2017, 13:23
( Skriv ut Skriv ut